Automação de Certificados em PDF e Envio por E-mail (Autocrat)

Este tutorial utiliza o Google Sheets, Google Apresentações (Slides) ou Docs e o complemento Autocrat para gerar certificados em PDF individualmente e enviá-los por e-mail em lote.

Fase 1: Preparação dos Arquivos (Template e Lista de Dados)

A. Prepare o Template de Layout Fixo (Google Apresentações)

O Google Apresentações é a melhor ferramenta para layouts fixos, como certificados.

1. Crie o Template Base: No Google Drive, crie um novo arquivo de Google Apresentações (Google Slides).

2. Ajuste o Tamanho do Slide: Para que o certificado tenha o tamanho de uma folha (A4 em paisagem, por exemplo):

   • Vá em Arquivo > Configurações da página.

   • Selecione Personalizado.

   • Para A4, use: 26,69cm (largura) por 21cm (altura).

3. Use sua Arte de Fundo:

   • Salve a arte visual (bordas, selos, etc.) do seu certificado do Word como uma imagem (.jpg ou .png).

   • No Slides, vá em Slide > Alterar plano de fundo e use essa imagem.

4. Insira as Tags de Mesclagem: Use Caixas de Texto para inserir as tags onde os dados variáveis devem aparecer.

   • Formato da Tag: Use o nome da coluna da planilha entre << e >>.

   • Exemplos: <<NOME COMPLETO>>, <<EMAIL>>, <<DATA DO CURSO>>.

   • Formate as Tags: Aplique a formatação de fonte, tamanho e cor desejada na caixa de texto.

B. Prepare a Lista de Dados (Google Sheets)

1. Converta sua Lista: Faça o upload do seu arquivo Excel para o Google Drive e abra-o com o Google Sheets (Planilhas Google).

2. Organize a 1ª Linha: A primeira linha da sua planilha deve conter apenas os cabeçalhos das colunas, que devem ser idênticos às tags no seu template (Ex: NOME COMPLETO, EMAIL).

Fase 2: Instalação e Configuração da Tarefa (Autocrat)

A. Instale o Autocrat

1. Com sua Planilha Google aberta, vá em Extensões > Complementos > Instalar complementos.

2. Busque por Autocrat, clique em Instalar e aceite as permissões.

Solução para Erro 400 (Instalação): Se a instalação falhar, feche todas as janelas do navegador. Abra uma Janela Anônima, faça login apenas na sua conta Google e tente instalar novamente.

B. Configure a Tarefa 

Na sua Planilha Google, vá em Extensões > Autocrat > Open e clique em New Job.

1. Etapa 1: Name your merge job

   • Dê um nome para a sua tarefa (Ex: Envio Certificados [Nome do Curso]).

   • Clique em Next.

2. Etapa 2: Choose template

   • Clique em From Drive e selecione o arquivo do Google Apresentações (Slides) que você criou.

   • Clique em Next.

3. Etapa 3: Map source data to template (Mapeamento)

   • Atenção: Verifique o campo Merge tab para garantir que a aba da planilha com os dados está selecionada.

   • Mapeie cada tag listada (<<...>>) para a coluna exata da sua Planilha no menu suspenso em maps to column.

   • Clique em Next.

4. Etapa 4: File settings

   • File Name: Use uma tag para o nome do arquivo (Ex: Certificado - <<NOME COMPLETO>>).

   • Type: Altere para PDF.

   • Output as: Mantenha Multiple output mode.

   • Clique em Next.

5. Etapa 5: Choose destination folder

   • Selecione a pasta do Google Drive onde os PDFs gerados serão salvos.

   • Clique em Next.

6. Etapas 6 e 7:

   • Pule as duas etapas (Dynamic folder e Merge condition) clicando em Next duas vezes.

7. Etapa 8: Share doc & send emails (Envio de E-mail)

   • Share doc? Mantenha Yes.

   • To: Use a tag da sua coluna de e-mail (Ex: <<EMAIL>>).

   • Subject: Defina o assunto do e-mail.

   • Body: Escreva o corpo da mensagem, usando tags para a saudação (Ex: Prezado(a) <<NOME COMPLETO>>, Segue em anexo...).

   • Clique em Next.

8. Etapa 9: Add/remove job triggers

   • Mantenha as duas opções (form trigger e time trigger) como No para um envio em lote único.

   • Clique em SAVE (Salvar).

Fase 3: Execução e Solução de Erros

1. Disparo: Após salvar, você verá sua tarefa na lista. Clique no Ícone de Play (Triângulo) para iniciar a mesclagem, a geração de PDFs e o envio por e-mail.

 SOLUÇÃO DE ERRO CRÍTICO (Falha no Envio de E-mails): Se o Autocrat falhar no envio de e-mails, o problema é uma perda de permissão com seu Gmail. A solução é:

1. Reabra o Autocrat.

2. Clique no Ícone de Lápis (Editar) na tarefa.

3. Passe por todas as 10 etapas clicando em Next (sem mudar nada).

4. Clique em SAVE novamente. Se o Google pedir para dar permissão, aceite.

5. Clique no Ícone de Play mais uma vez para tentar o envio novamente.